Cum să-ți organizezi biroul ca un șef

Cu toții am auzit expresia „timpul este bani”. Majoritatea realizatorilor înalte recunosc cât de prețioasă este o marfă. Între cererile de timp la serviciu și acasă, poate fi înnebunitor să te uiți la ceas și să îți dai seama că nu ai timp.

Ce se întâmplă dacă ar exista o modalitate de a vă oferi mai mult timp, astfel încât să petreceți mai mult din acesta interacționând cu clienții, livrând la termen și depășind obiective?

Există și este simultan simplu și dificil: organizați-vă.

Unii experți estimează că petrecem peste o oră în fiecare săptămână în căutarea obiectelor pierdute. Așadar, a fi organizat este o modalitate de a găsi o oră suplimentară în fiecare săptămână, sau chiar mai mult dacă sunteți dezorganizat notoriu. Știm, de asemenea, că dincolo de obiectele fizice pierdute, deseori proiectele sau simplele „do-dos” pot fi uitate sau pierdute atunci când nu există o organizare clară a responsabilităților și sarcinilor.

Adăugarea de ordine la viața ta la locul de muncă vă va asigura că profitați la maxim de timp la birou și puteți lăsa să știți că v-ați petrecut timpul cu înțelepciune, concentrat pe obiective în loc să căutați documente și fișiere pierdute. Iată un ghid despre cum să vă organizați biroul ca un șef.

Cum să-ți organizezi biroul ca un șef

Adaptați o abordare dovedită

Nu trebuie să aveți o metodă de organizare de la zero. De fapt, există multe abordări dovedite care au fost testul timpului. De exemplu, în Japonia, în anii 40, metoda Kanban a fost dezvoltată și acum este utilizată pentru a reduce dezordinea și a crește concentrarea.

Metoda Kanban se bazează pe faptul că beneficiem de vizualizare și folosește un afișaj scris pentru a vă concentra pe sarcini și a arăta progresul de la o sarcină incompletă la o finalizată. Enumerați-vă sarcinile sub diferite rubrici, cum ar fi:

  • A face
  • Ce lucrez acum
  • terminat

Acest mod ușor de organizare a fluxului de lucru permite, de asemenea, colegilor și supraveghetorilor să știe unde se află proiectul lor de interes în conductă.

Dincolo de metodologiile care organizează fluxul de lucru, există și abordări dovedite pentru organizarea spațiului în sine. Mișcarea minimalistă încurajează muncitorii să înlăture tot spațiul suplimentar din spațiul lor de lucru, cum ar fi acele cărți pe care nu le-ați atins de ani de zile sau fișierele stivuite atât de sus, încât nu puteți vedea colegii voștri. Înfundarea de genul acesta distrage atenția și își concentrează atenția de la munca ta importantă.

Începeți cu biroul dvs.

Chiar dacă nu finalizați abonarea la o anumită abordare, elementele de bază vă pot ajuta să vă organizați. Abordează-ți biroul actual cu plăcere:

Această carte, fișier sau misiune de hârtie este critică? Dacă nu, reciclați-l, delegați-l sau depuneți-l în cabinet. Obțineți obiceiul de a păstra doar esențialul. Fiți o tocătoare de hârtie persistentă, mai ales când aveți aceleași fișiere pe computer.

Configurează un loc „în curs” pe biroul tău. Lăsați note de notificare, facturi neplătite, cărți albe necitite și multe altele în această secțiune până când sunt finalizate. Dacă aveți un loc desemnat pentru lucrările de intrare și în desfășurare, vă va împiedica dispariția biroului de sub hârtie.

Cum rămâne cu acele articole de birou la îndemână? Păstrați numai obiectele pe care le utilizați în fiecare zi pe birou pentru a le vedea. Cu excepția cazului în care aveți un loc de muncă care necesită multă atingere sau capsare, probabil că utilizați acele articole voluminoase doar o dată pe săptămână sau chiar mai puțin. Păstrați-le într-un sertar ușor accesibil, în loc să strângeți praf și să ocupați un spațiu prețios.

Aruncați o privire lungă și grea la rafturile dvs. de cărți. Păstrați numai elementele pe care le-ați utilizat în ultimul an, cum ar fi cărțile de referință, tezaurele și ghidurile de stil. Majoritatea revistelor sunt disponibile online pentru abonați, așa că aruncați și edițiile vechi.

Obține o perspectivă nouă asupra biroului tău, stând în ușă – sau deschizând cabina – și văzând ce văd șeful sau colegii tăi când vin să vorbească cu tine. S-ar putea să te simți destul de organizat din spatele biroului tău, dar ce văd ei? Este posibil să prezentați o versiune mai dezordonată a dvs. decât vă dați seama.

Este posibil să fie nevoie să repetați acești pași la fiecare câteva săptămâni până când obțineți obiceiul unei organizări necruțătoare. Clutterul are un mod de a se strecura înapoi ca o buruiană.