Organizează-ți viața digitală

Majoritatea angajatilor petrec adesea timp căutând și fișiere digitale. Am stocat acest e-mail sub „Urmărire”, „urgent” sau pe numele șefului meu? Dacă petreci mult timp căutând fișiere pe unitatea partajată a companiei, în fișierele personale și în e-mailul dvs., va fi probabil timpul să vă organizați și viața digitală.

Utilizarea subfolderelor este o modalitate excelentă de a vă organiza. Este posibil să aveți sarcini la nivel înalt ca foldere în unitatea companiei dvs., cum ar fi „clienții clienți” și apoi să le separați după tipul sau numele persoanei în subfoldere. Pe măsură ce construiți directorul dvs., este posibil să aveți mai multe dosare de fișiere, așa că acordați atenție momentelor în care aveți dificultăți în localizarea unui document digital. Acest lucru poate semnala că este timpul să vă reajustați sistemul.

Lăsați în căsuța de e-mail doar elemente care mai sunt necesare. După ce a fost citit sau adresat un e-mail, trimiteți-l într-o subdirectoare marcată în mod clar. Asta te va ajuta să păstrezi concentrat pe sarcinile în curs și vă va salva de la citirea mesajelor vechi pentru a vă asigura că sunt complete.

Dacă aveți o versiune digitală a unui fișier salvat în e-mail sau pe computer, nu vă păstrați și o versiune de copiere pe suport. Nu este nevoie să vă aglomerați spațiul de lucru.

Nu ignorați spațiile comune

Poate trebuie să solicitați permisiunea înainte de a aduce îmbunătățiri spațiilor partajate, dar aceasta poate fi, de asemenea, o modalitate excelentă de a adăuga timp în ziua ta și de a oferi un serviciu colegilor tăi. Dacă dulapul de aprovizionare partajat este o încurcătură, puteți petrece cinci sau zece minute căutând clipuri de hârtie. Dacă sala de poștă este depășită cu pachete, plicuri interoficial și scrisori, s-ar putea să vă fie greu să vă găsiți propriul dvs.

Folosiți-vă de noua dvs. capacitate organizațională pentru a ajuta întreaga companie. Propuneți căsuțe cu etichete clare pentru pachete, poștă interoficială și scrisori. Dacă organizați rechizite de birou, va oferi tuturor mai mult timp pentru a-și atinge obiectivele. Și amintiți-vă, toate bărcile se ridică odată cu valul.

Utilizați tehnologia pentru a vă organiza

Tehnologia oferă o mulțime de oportunități pentru a aduce mai multă ordine în munca ta. De exemplu, puteți șterge calendarul de hârtie și acele calendare imense de birou, trecând la un calendar digital. Calendarul încorporat al Outlook este excelent pentru planificarea reuniunilor și partajarea programelor cu colegii, iar smartphone-ul dvs. are o caracteristică de calendar care poate integra Outlook cu calendarele Google și altele.

Puteți muta lista de sarcini online utilizând aplicații precum Wunderlist, care vă permit să vă împărtășiți și alte cuvinte, fie că este celălalt sau șeful dvs. semnificativ. La revedere scris la dispoziție și birou de curățare.

A te organiza este o investiție în tine și succesul tău viitor. Organizarea este una dintre singurele modalități prin care veți găsi mai mult timp în ziua dvs. aglomerată. Practicați fiecare sfat de mai sus și veți fi pe drum. Vei semnala colegilor și supraveghetorilor că ești clar gânditor și eficient și că te concentrezi pe ceea ce contează cu adevărat.

Pași de acțiune:

  • Adaptați o metodă organizatorică dovedită pentru a fi utilizată în biroul dvs., cum ar fi metoda Kanban.
  • Dezvoltați o metodă pentru a face față documentelor primite și care ies pe birou.
  • Păstrați câteva dosare de nivel superior pe computer și folosiți sub-foldere.
  • Curățați spațiile partajate din compania dvs. sau spațiul de colaborare cu etichete sau pubele.
  • Utilizați calendarul dvs. de e-mail pentru a urmări evenimentele și utilizați aplicații precum Wunderlist pentru a înlocui lista de activități.